Sự hoạt động một cách thức trơn tru với cả ekip không phải là điều dễ dàng. Nhất là đối với ekip event, khi mà có rất nhiều hoạt động và công đoạn phải tổ chức. Dưới đây là 3 gợi ý để bạn có thể giúp kết hợp ekip sự kiện hoàn hảo.

tổ chức tết trung thu cho các bé

Chuẩn bị perfect 5 công cụ hỗ trợ cho việc liên lạc với team của event

Bộ đàm là vật dụng cần thiết không thể thiếu trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, đặc biệt là một vài Event lớn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh lẹ. Bạn cần tự trang bị cho bản thân ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường.



Họp phân công thực hiện nhiệm vụ tại hiện trường sự kiện

Phân công nhiệm vụ ở hiện trường có lẽ là bước chủ yếu nhấtbước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế. Bạn hãy nắm thật kĩ phần việc của bản thân trước, sau đó cố gắng chú ý tới phần việc của một vài người khác để kịp thời hỗ trợ khi nên thiết, nguyên nhân vì tổ chức một sự kiện hoàn hảo là kết quả của cả tập thể đoàn kết. có sự tương tác khi làm việc, đồng thời tránh gây ra rủi ro cho sự kiện.

Ở mỗi địa điểm thực hiện sự kiện thì văn hóa mỗi đối tác sẽ khác nhau. Chúng ta nên tích cực xây dựng và duy trì mạng lưới nhà cung cấp thêm gắn kết cùng công ty, hạn chế làm chung với đa số bên mà chưa hiểu gì về họ. Ngay ở hiện trường cũng có nhiều phương pháp để cùng làm việc hòa hợp với nhà cung cấp thêm để đem lại hiệu quả cao nhất cho event

tổ chức lễ khai trương showroom

Khả năng kiểm soát 5 rủi ro, giải quyết mọi sự cố trong sự kiện của Event Manager

Để kiểm soát được nguy cơ thất bại trong event, nhất là khi phải kết hợp với khá nhiều ekip thì việc điều phối, chỉ đạo của sự kiện Manager đòi hỏi phải nhanh nhạy, quyết đoán, chính xác. Để kịp thời ứng phó với 3 tình huống rủi ro, sự kiện Manager phải liên lạc thường xuyên với một số ekip thực hiện chương trình. Mặt khác, chúng ta có thể chọn đa số vị trí phù hợp để có tầm nhìn bao quát event. Khi có sự cố phát sinh, tốc độ ra quyết định sẽ định đoạt kết quả của việc giải quyết sự cố.



Một lưu ý nữa, khả năng ra quyết định của Event Manager còn phụ thuộc khá nhiều vào cơ chế của một agency. Với đa số công ty tổ chức event có quy mô lớn thì cơ chế độc lập cho các ekip rất tốt và tính chịu trách nghiệm của 4 cá nhân cao, do đó khả năng ra quyết định độc lập cũng được rèn luyện khá nhiều.