Yếu tố lớn nhất có thể quyết định thành công của sự kiện đó là khách mời. Nếu như event của bạn tổ chức với quy mô lớn nhưng không có nhiều khách mời tham dự thì event đó không hoàn hảo. Nhưng nếu event được tổ chức với quy mô nhỏ nhưng khách mời tham gia quá đông thì bạn lại không thể nào quản lí cũng như phục vụ khách hàng như mong đợi thì event của bạn cũng đã thất bại.

http://www.tochucsukienpro.com/to-chuc-su-kien-cuoi-nam-gala-dinner-ct57/

Để giúp đỡ bạn hiểu hiểu rõ hơn những tình huống có thể xảy ra đối với sự kiện chúng tôi đã cung cấp cho bạn một vài thông tin dưới đây.

Có quá ít khách mời tham dự so với quy mô của sự kiện

Nếu bạn tổ chức một sự kiện thì đòi hỏi khách mời phải đến từ khá nhiều nguồn khác nhau điều đó có nghĩa là bạn khó có thể kiểm soát được khách mời đó là ai và tới từ thực hiện nào thì điều tốt nhất bạn nên làm đó chính là mở cửa tự do cho tất cả các khách mời cũng như khán giả đến tham dự.

Không chỉ dừng lại tại đó bạn cần phải thu hẹp bớt không gian tổ chức event để tạo cảm giác khách mời đông hơn. Nếu như lượng khách mời tới quá ít so với dự kiến bạn nên huy động tất cả các nguồn nhân lực để gọi điện thoại nhắc nhở khách mời đến đúng giờ để kịp cho tiến độ của sự kiện.

Có quá đông khách mời tới tham gia so với quy mô của sự kiện

Đôi khi trong tổ chức event bạn sẽ phải gặp các vấn đề đáng lo ngại về khách mời như lượng khách mời quá ít so với sự kiện hoặc lượng khách mời tới quá đông cũng phát sinh một sự cố cần phải giải quyết. Bởi thế việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham dự nữa, đóng tất cả các cửa ra vào.

Nếu như trong thực hiện sự kiện có khá nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Còn về phần thức ăn và đồ uống thì cần phải phân công người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

to chuc le khai truong showroom

Đối với những sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến thì bạn sẽ dễ dàng xử lí hơn khá nhiều. Bởi vì khi đó bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến. Dù sao số lượng khách mời này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hoặc thông báo cho họ về sự kiện.